Das Telefon im Golfclub-Sekretariat klingelt, wenn niemand Zeit hat: morgens, wenn die ersten Flights rausgehen, am Turniertag, am Wochenende. Und ein großer Teil der Anrufe stellt dieselben Fragen.
Genau dafür ist der SKILLY Voicebot gedacht. Er nimmt Anrufe an, beantwortet, was jeden Tag gleich ist, und gibt alles andere an dein Sekretariat weiter. Bei einem Thema musst du genau hinschauen: bei den Startzeiten. Dazu unten mehr.
Welche Anrufe im Golfclub jeden Tag gleich sind
Wenn du dein Sekretariat fragst, kommen meist dieselben Themen:
- Greenfee und Gastspieler: Was kostet eine Runde, was müssen Gäste mitbringen?
- Turniere: Wann findet was statt, wie meldet man sich an?
- Mitgliedschaft: Wie läuft die Aufnahme, wen spricht man an?
- Öffnungszeiten: Sekretariat, Pro-Shop, Driving Range, Gastronomie
- Anfahrt und Parken
- Platzinfos: Ist etwas gesperrt, gibt es Einschränkungen?
Das sind keine Gespräche, die ein Mensch führen muss. Aber sie unterbrechen jedes Mal, was das Sekretariat gerade tut.
Was der Voicebot übernimmt
Auskunft. Der Voicebot bekommt sein Wissen aus den Inhalten deines Clubs: Preisliste, Turnierkalender, Öffnungszeiten, Hinweise zur Mitgliedschaft. Was er nicht weiß, sagt er und rät nicht.
Anliegen aufnehmen. Wenn jemand etwas Besonderes will, nimmt er Name, Anliegen und Rückrufnummer auf. Die landen per E-Mail im Sekretariat, und dein Team ruft gezielt zurück, ohne nachfragen zu müssen.
Außerhalb der Öffnungszeiten. Abends und am Wochenende landet niemand mehr auf dem Anrufbeantworter.
Er sagt, dass er eine KI ist. Gleich zu Beginn des Gesprächs. Das ist fair gegenüber den Anrufern und passt zu dem, was die EU-KI-Verordnung für Systeme vorsieht, die direkt mit Menschen sprechen.
Und die Startzeiten?
Das ist die Frage, die jeder Golfclub stellt, und hier lohnt sich eine ehrliche Antwort.
Eine Startzeit zu buchen setzt voraus, dass der Voicebot mit deiner Clubsoftware sprechen kann. Er muss sehen, welche Zeiten frei sind, und eine Buchung eintragen. Ob das geht, hängt davon ab, ob deine Software eine Schnittstelle anbietet und was sie erlaubt. Das unterscheidet sich von System zu System.
Deshalb gehen wir so vor:
- Ohne Anbindung nimmt der Voicebot Startzeit-Wünsche auf und gibt sie an das Sekretariat weiter. Es bucht dein Team.
- Mit Anbindung ist mehr möglich, bis hin zum direkten Eintragen. Das prüfen wir vor dem Angebot, damit du nicht für etwas planst, was die Software nicht hergibt.
Wir versprechen dir also keine Startzeiten-Buchung, bevor wir die Schnittstelle gesehen haben.
Was der Voicebot nicht tut
- Er ersetzt dein Sekretariat nicht. Persönliche Gespräche, Beschwerden und Sonderfälle bleiben bei deinem Team.
- Er trifft keine Entscheidungen für den Vorstand oder die Spielleitung.
- Er rät nicht. Wenn die Antwort nicht in seinem Wissen steht, nimmt er das Anliegen auf.
So startet ein Golfclub
- Erstgespräch: Wir klären, wie viele Anrufe kommen, welche Fragen am häufigsten sind und was heute außerhalb der Öffnungszeiten passiert.
- Wissensbasis und Stimme: Wir bauen das Wissen aus deinen Inhalten auf und legen Stimme und Gesprächsführung fest.
- Testanrufe: Dein Sekretariat und der Vorstand rufen an und stellen echte Fragen. Wir passen nach, bis es sitzt.
- Start und Betreuung: Der Voicebot geht live. Wir halten die Inhalte aktuell, etwa bei Turnierterminen oder Platzsperrungen, und werten die Gespräche mit dir aus.
Deine Rufnummer bleibt, wie sie ist. Der Voicebot kann per Rufumleitung nur dann abheben, wenn besetzt ist oder außerhalb der Geschäftszeiten.
Golfclubs als Pilotpartner gesucht
Wir starten mit einzelnen Pilotpartnern. Du bekommst Sonderkonditionen, im Gegenzug geben wir das Ergebnis mit deiner Freigabe als Referenz weiter. Wenn du wissen willst, was für deinen Club passt, sprechen wir im Erstgespräch darüber.
Häufige Fragen
Kann der Voicebot Startzeiten buchen?
Nur, wenn er an deine Clubsoftware angebunden ist. Ob das geht, hängt von der Schnittstelle ab, und das prüfen wir vor dem Angebot. Ohne Anbindung nimmt er Startzeit-Wünsche auf und gibt sie ans Sekretariat weiter.
Ersetzt der Voicebot das Sekretariat?
Nein. Er übernimmt die Anrufe, die jeden Tag gleich sind. Alles Persönliche und Besondere geht an dein Team. Ziel ist, dass dein Team weniger unterbrochen wird.
Wissen die Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Voicebot sagt es gleich zu Beginn des Gesprächs.
Muss der Club seine Telefonnummer ändern?
Nein. Du kannst deine bestehende Nummer behalten und den Anruf umleiten, zum Beispiel nur außerhalb der Geschäftszeiten oder wenn besetzt ist. Alternativ geht eine zusätzliche Nummer.
Was kostet ein Voicebot für einen Golfclub?
Es gibt keinen Pauschalpreis, weil Anrufvolumen und Anbindung von Club zu Club verschieden sind. Wie sich der Preis zusammensetzt, steht im Beitrag Was kostet ein Voicebot?.